Hoe lang dient een (digitale) administratie bewaard te blijven?

Vraag

Is een digitaal cliëntendossier afdoende om te bewaren?
Is een handgeschreven dossier dan niet meer nodig (lijkt mij ook wel logisch bij een grote praktijk)?
En wat is de verplichte bewaartermijn voor het dossier en door wie wordt dit bepaald?

Antwoord

Als ondernemer heb je een wettelijke verplichting om uw administratie zeven jaar te bewaren. Dit is ook van toepassing voor uw debiteuren- en crediteurenadministratie. Een digitale administratie moet aan dezelfde eisen voldoen als een papieren administratie. Als je werkt met een digitale administratie waarbij je tevens jouw cliëntengegevens in het programma kan invoeren, dan kan je met de belastingdienst een afspraak maken of je deze gegevens digitaal mag bewaren. Dergelijke afspraken dienen schriftelijk te worden vastgelegd. Jouw boekhouder kan dit verzoek bij de belastingdienst indienen. Het is wel van belang dat al jouw oude cliëntenkaarten zijn ingevoerd in het digitale programma. Dus ook van de cliënten die momenteel misschien niet meer in jouw praktijk komen. Het is aan te raden om regelmatig een back-up van jouw bestanden te maken. In sommige situaties hanteert de belastingdienst een andere bewaartermijn. Of jouw praktijk aan de zeven jaar regeling moet voldoen of dat je misschien jouw administratie korter mag bewaren, is een vraag die je het best kunt voorleggen aan je eigen boekhouder. Jouw boekhouder heeft inzicht in jouw financiële gegevens en kan bepalen cq. verzoeken of de belastingdienst in jouw situatie mogelijk een kortere bewaartermijn hanteert.

Zodra er in een dossier medische gegevens worden genoteerd (dat is feitelijk al aan de orde zodra je een medische anamnese uitgevraagd en genoteerd heeft, zoals op de voorgedrukte ProVoet analysekaart) is een andere wet aan de orde. Met name nu vaker voetzorg op medische indicatie voorkomt, denk bijvoorbeeld aan de diabetes ketenzorg, dient een (medisch) pedicure zich bewust te zijn van de bewaarplicht zoals vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek (BW) in het onderdeel dat bekend staat als de WGBO, dat geldt ook voor medisch pedicures als 'goed hulpverlener' zodra deze voetzorg verleent op medische indicatie. Het BW meldt dat de bewaarplicht tien jaar is na het moment van vervaardigen. Hierna moeten de gegevens vernietigd worden. Hierop is echter in 2020 een voorlopige wijziging aangebracht die nu van kracht is: de wettelijke bewaartermijn van dossiers met medische gegevens is twintig jaar, na die tijd moeten dossiers vernietigd worden.